Comunicare externă agenții de turism- Alexandra Gogioiu

Dorința de a efectua o comunicare externă eficientă în contextul pandemiei a fost necesară pentru cele șase agenții de turism analizate de către echipa noastră. Este nevoie de comunicare externă pentru a păstra legătura dintre companie și clienții actuali și potențiali, cât și alte publicuri abordate.

Conform analizei efectuate de către echipa noastră, doar o mică parte din aceste agenții de turism au un site care să ofere și un blog cu articole diverse, prin care companiile pot comunica direct și oferi informații publicurilor lor. În același sens, aproape toate companiile sunt prezente pe rețelele de social media, mai mult sau mai puțin activ, însă interacțiunea cu publicul și postările nu sunt organizate atât de bine cum ar putea fi.

Din acest motiv, am realizat o serie de recomandări care pot fi incluse într-un plan de comunicare externă care ar favoriza realizarea unei relații cu publicurile companiilor, păstrarea și fructificarea acestora într-un mod pozitiv. Vom utiliza termenul generic „companie” pentru a putea fi aplicat acestui plan de comunicare externă, dar soluțiile furnizate pot fi aplicate cu succes tuturor agențiilor de turism pe care le-am analizat.

Scopul de la care am pornit pentru toate aceste companii este referitor la crearea unei situații de cooperare între companie și publicurile acesteia, principale și secundare, furnizori și distribuitori, care ar permite comunicarea eficientă din ambele sensuri, pentru o relație mutual benefică.

Am formulat trei obiective specifice pentru comunicarea externă a fiecărei companii, după cum urmează:

· Informarea publicurilor companiei cu privire la schimbările produse de factori externi și interni, în condițiile pandemiei;

· Menținerea relațiilor de cooperare dintre companie și publicurile principale și secundare, chiar și în condiții critice;

· Atragerea și păstrarea unei noi categorii de clienți și parteneri atât în perioada pandemiei, cât și ulterior.

Pentru a îndeplini cu succes aceste obiective pentru fiecare companie, vom apela la diferite tactici, pe care le-am detaliat:

- Organizarea și transmiterea unor mesaje clare și explicative cu privire la activitatea companiei în perioada pandemiei (situații în care compania își suspendă activitatea, compania renunță la anumite servicii/adaugă servicii ori destinații pentru vacanțe, informarea cu privire la condițiile de călătorie, metode de siguranță și de plată în condiții de pandemie). Mesajele pot fi distribuite prin intermediul canalelor de social media, site-ului companiilor (secțiune de blog), newsletter.

- Implementarea unui program de lucru cu publicul (raspunderea la apeluri telefonice, întrebări, mailuri etc) de mai mare durată, implementarea unei secțiuni specifice pe site pentru întrebări frecvente (FAQ), adăugarea la site-ul companiei un chat interactiv;

- Pentru interactivitatea cu publicurile companiei, vor fi organizate concursuri, tombole, pachete promoționale și sesiuni specifice de Q&A, prin intermediul postărilor pe canalele de social media sau prin intermediul unor conferințe live pe platformele digitale;

- Crearea unui portofoliu digital care va fi inserat pe site-ul companiei și în rubrici speciale pe profilurile de social media ale companiei, care va cuprinde videoclipuri demonstrative și informații necesare pentru cei care vor să călătorească în timp de pandemie;

- Organizarea unei secțiuni specifice pe site-ul companiei (și promovată pe social media) în care vor fi menționate clar documentele și situații specifice (vize, vaccinuri, declaratii, costuri) pentru a efectua călătorii în anumite destinațiile regăsite pe site-ul și în portofoliul de oferte ale companiei;

- Stabilirea unei secțiuni speciale de Trips & Tricks pentru călătoriile care se amână în situații de pandemie, locații greu accesibile, alegerea unor pachete de vacanță accesibile și avantajoase, economisirea eficienta pentru călătorii, etc;

Pentru a îndeplini cu succes obiectivele și a aplica tacticile stabilite, vom face apel la toate cele cinci strategii specifice: strategia de informare, strategia de conectare, strategia de interactivitate, de mobilizare și de participare. Fiecare dintre acestea este necesară și contribuie la scopul final al comunicării externe.

Cu privire la resursele la care apelează compania, poate fi spus că ne referim la trei resurse principale în cadrul acestui plan de comunicare externă: resursa umana (personalul companiei, parteneri la care putem apela, furnizori etc), resursa informațională (furnizarea de informații necesare pentru călătoriile pe timp de pandemie, acorduri stabilite, contracte cu diferiți parteneri și asociații turistice, informații generale) și resursa materială (sediul companiei cu toate elementele de birotică, pliante, broșuri, cataloage, cât și resursele din mediul online – site-ul companiei, platformele de social media pe care compania este prezenta, diverse – conturi bancare, abonamente la diferite instituții și puncte de informare din domeniul turismului).

Deoarece aceste comunicări nu pot fi realizate decât prin raportarea la un public specific, am urmărit tipurile de publicuri care se pliază pe specificul companiei de tip agenție de turism și le-am enumerat pentru a contribui activ la desfășurarea campaniilor și activităților de comunicare externă: beneficiarii sunt persoanele de orice categorie, varsta, sex, religie, iar publicul direct este format din persoane majore care doresc să călătorească, în scop recreativ, cultural, de refacere, de afaceri etc. Publicul țintă al companiilor va fi adaptat în funcție de tipul de turism pe care agenția îl promovează. Ca publicuri ale companiei se mai disting și distribuitorii și furnizorii, partenerii din mediul local sau la nivel național, persoane publice și influenceri etc.

Cu privire la responsabilii de comunicare externă, aceștia sunt angajații companiei, din cadrul din departamentului de Marketing și PR, existând o organizare a realizării și desfășurării comunicării în timpul pandemiei.

Echipa noastră a pregătit și o serie de exemple de mesaje ce pot fi distribuite pe social media, în cadrul unor postări planificate atent:

- „Lumea pe care o cunoaștem este în continuă schimbare. Din păcate, acum nu este momentul oportun pentru a călătorii, din dorința de a te proteja și a-i proteja pe cei dragi. Cu toate acestea, poți să urmărești tacticile noastre care te vor ajuta să economisești pentru ocazii ideale de călătorie, în scurt timp! Dacă vrei să ai grijă de tine și de cei din jur, respectă indicațiile și măsurile de siguranță furnizate de insituțiile publice! #poartămască #staiacasă #travel #călătoreșteprudent”

- „Deși anumite restricții au fost ridicate, îți recomandăm să fii prudent și să respecți recomandările speciliștilor, chiar și în cele mai sigure destinații de vacanță. Siguranța ta și a celor din jur depinde de tine! Călătorește responsabil! #travel #staysafe #măsuridesiguranță”

- „Pandemia a răpit tuturor timp și energie. Este momentul ca viața să se întoarcă la normal, într-un mod responsabil și cu mult mai frumos. Nu trebuie să fii bogat ca să călătorești bine. Astfel, am pregătit pen

tru tine numeroase pachete de vacanță la prețuri accesibile, în condiții depline de siguranță. Vezi aici ofertele: https....”

- „Călătoria te face modest. Vezi ce loc minuscul ocupi în lume și bucură-te de cele mai tari destinații de vacanță, cu noile oferte și servicii pe care le-am pregătit! Pentru destinații speciale, consultă secțiunea „Docume

nte” de pe site-ul nostru, ca să descoperi ce acte și aprobări vor fi necesare! #info #travel”

Desigur, aceste soluții pot fi implementate cu succes, dar credem că există și alte idei care pot fi benefice pentru cele șase companii de tip agenții turistice. Cu toate acestea, am dorit să aducem la cunoștință doar cele mai importante idei și metode, care pot fi aplicate eficient.

Am pregătit și o seri

e de sugestii și modalități de comunicare internă pentru companiile analizate, așa că poți consulta și acest articol pe site-ul nostru!